Loading...

Exchange-as-a-Service – Warum gerade der Mittelstand von Hosted Exchange profitiert

Die optimale Organisation der digitalen Unternehmenskommunikation hängt von der Größe des Unternehmens ab. Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe sind die Webmail-Angebote etablierter Provider, wie Google oder Microsoft, gut geeignet. Sie kosten wenig und bringen alle nötigen Funktionen mit. Größere Organisationen und Konzerne setzen dagegen meistens auf eigene Rechenzentren, die maximale Kontrolle und Flexibilität bieten.

Mittelständische Unternehmen stehen allerdings vor einem Dilemma, denn für sie ist keine der beiden Alternativen optimal. Webmail-Dienste sind zu unflexibel und bieten nur eingeschränkten Leistungsumfang für professionelle Anwender. Auf der anderen Seite haben die wenigsten Mittelständler die Ressourcen für ein eigenes Rechenzentrum samt Hardware und qualifiziertem Personal. Was sie eigentlich brauchen, ist der Funktionsumfang eines eigenen Exchange-Servers, aber ohne die Kosten für den Betrieb eigener Hardware.

Cloud-basierte Exchange-as-a-Service-Angebote sind daher für mittelständische Organisationen sehr attraktiv. Denn als Managed Services bieten sie eine Vielzahl von Funktionen bei überschaubaren Kosten.

Was ist Exchange-as-a-Service?

Exchange-as-a-Service ist ein Modell aus der Managed Service-Familie, bei dem der Kunde E-Mail-Postfächer bei einem Anbieter einkauft. Die Anwender greifen online auf den Server des Anbieters zu und können alle Funktionen nutzen, die auch ein On-Premise-Server in den eigenen Räumen bieten würde. Das umfasst zum Beispiel:

• E-Mail-Versand
• Kontaktorganisation
• Kontaktsynchronisation
• Kalenderfunktionen
• Aufgabenplanung

Die Administration des Systems fällt jedoch größtenteils weg. Diese Aufgabe übernimmt stattdessen der Anbieter. Er wartet die Hardware, spielt regelmäßig Updates ein, verwaltet Backups und übernimmt Lizenz-Management sowie den technischen Support. Zusätzlich bieten viele Exchange-as-a-Service-Anbieter auch ergänzende Services, wie Monitoring, Spam- und Virenschutz, an.

Vorteile von Exchange-as-a-Service gegenüber On-Premise-Lösungen

Geringere Betriebskosten

Der größte Vorzug liegt wohl darin, dass keine eigenen Exchange-Server angeschafft und unterhalten werden müssen. Das senkt wiederum die laufenden Betriebskosten der IT. Dabei ist die Hardware nicht einmal der entscheidende Faktor. Der Betrieb eines On-Premise-Exchange-Servers erfordert auch qualifizierte Mitarbeiter, die sich mit Wartung und Administration beschäftigen. Das führt wiederum zu höheren Personalkosten.

Schonung der eigenen IT-Ressourcen

Lagern Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur an einen Exchange-as-a-ServiceAnbieter aus, schonen Sie die Personalressourcen Ihrer IT-Abteilung. Die Mitarbeiter in der IT müssen keine Zeit mehr in Wartung und Administration des Exchange-Servers investieren und haben somit mehr Zeit, das Kerngeschäft des Unternehmens oder neue, innovative Projekte zu unterstützen.

Skalierbarkeit

Benötigen Sie zusätzlichen Speicherplatz oder weitere E-Mail-Konten, müssen Sie nicht gleich zusätzliche Server anschaffen. Stattdessen reicht es aus, wenn Sie zusätzliche Accounts bei Ihrem Exchange-as-a-ServiceDienstleister buchen. Der umgekehrte Fall ist natürlich auch denkbar. Sollten Sie vorübergehend geringere Kapazitäten benötigen, können Sie Ihre Accounts auch reduzieren. On-Premise ist das deutlich schwieriger.

Hohe Verfügbarkeit

Exchange-as-a-ServiceAnbieter verfügen in der Regel über eine deutlich bessere IT-Infrastruktur als ihre Kunden. Sie haben das bessere Equipment, spezialisiertes Personal und zusätzliche Kapazitäten, die Redundanzen schaffen. Das ermöglicht höhere Verfügbarkeit, geringere Ausfallzeiten und schnelleres Disaster Recovery nach Zwischenfällen.

Nachteile von Hosted-Exchange-Ansätzen

Abhängigkeit vom Anbieter

Wie bei jedem Service-Vertrag lagern Sie Teile Ihrer internen Prozesse an einen externen Dienstleister aus. Das bedeutet, die Effizienz Ihrer Abläufe hängt zu einem gewissen Grad von der Leistung Ihres Service-Partners ab und entzieht sich Ihrem Einfluss.

Datenschutzrechtliche Fallstricke

Wenn Sie sich für Exchange-as-a-Service entscheiden, müssen Sie damit leben, dass Sie nicht die alleinige Kontrolle über Ihre E-Mail-Infrastruktur besitzen. Da der Anbieter die Hardware stellt, auf der Ihre Daten gespeichert sind, lässt sich das nicht vermeiden. Der Exchange-as-a-Service-(EaaS)-Ansatz ist daher nicht für jedes Unternehmen geeignet. Sollten Sie mit hochsensiblen Daten arbeiten, kommt eine reine Cloud-Lösung für Sie vermutlich nicht in Frage. In dem Fall sollten Sie lieber auf einen eigenen Exchange-Server oder zumindest eine hybride Cloud ausweichen.

Exchange-as-a-Service oder On-Premise-Lösung?

Für die meisten Mittelständler ist Exchange-as-a-Service ein attraktives Modell, denn es bietet die Vorteile eines dedizierten Microsoft-Exchange-Servers, ohne die eigenen IT-Ressourcen zu stark zu belasten. Für Unternehmen, die einen starken Fokus auf Datensicherheit legen (z. B. aus Gründen der Compliance), sind jedoch nicht alle Formen dieses Ansatzes geeignet. Wenn Sie dazu gehören, sollten Sie also darauf achten, dass Ihr Anbieter auf Ihre besonderen Anforderungen auch eingehen kann.

Autor: Nils Wulf